Mengenal Pengertian Purchasing Dan Tugas Serta Prosesnya

Kompihub.com – Pengadaan telah menjadi bagian penting serta transaksional pada menjalankan usaha selama perdagangan masih ada. Meskipun hari-hari juru tulis melacak pembelian pada gulungan papirus sudah lama berlalu, proses pemilihan serta pembelian barang dan jasa yang diperlukan untuk operasi bisnis sehari-hari dengan hati-hati permanen sama pentingnya mirip sebelumnya. dengan memungkinkan perusahaan buat secara andal mendapatkan pasokan yang diperlukan dengan porto terendah, pengadaan bisa berdampak eksklusif di keuntungan.

Apa itu Pengadaan?

Pengadaan meliputi aneka macam aktivitas yg terlibat dalam memperoleh barang atau jasa. Apa tujuan berasal pengadaan? Secara awam, tim pengadaan bekerja buat mendapatkan pasokan menggunakan harga kompetitif yang memberikan nilai paling tinggi. namun, tidak semua perusahaan mendefinisikan pengadaan dengan cara yg sama. banyak perusahaan menduga bahwa pengadaan mencakup semua tahapan, mulai berasal mengumpulkan persyaratan bisnis serta asal pemasok hingga melacak penerimaan barang dan memperbarui persyaratan pembayaran, sementara yang lain mendefinisikan pengadaan sebagai rangkaian aktivitas yg lebih sempit, seperti mengeluarkan pesanan pembelian dan melakukan pembayaran.

Mengapa Pengadaan Penting Dalam usaha?

Setiap usaha membutuhkan bahan, barang, serta jasa buat mencapai hasil yang diinginkan. Baik itu aplikasi buat komunikasi, bahan mentah buat menghasilkan produk, atau layanan buat memelihara fasilitas, menjaga supaya organisasi permanen berjalan adalah tugas yg mahal serta memakan ketika. Misi utama departemen pengadaan ialah menerima barang yang Anda butuhkan dengan harga dan persyaratan terbaik.

Pengadaan profesional unggul pada membangun hubungan pemasok, menegosiasikan persyaratan yang menguntungkan, serta merampingkan proses pengadaan berasal identifikasi kebutuhan akan layanan atau barang sampai pembayaran faktur. Menggunakan proses pengadaan yang disederhanakan, organisasi menaikkan penghematan biaya , meminimalkan pengeluaran yg sia-sia, serta menganalisis bagaimana serta pada mana aturan dipergunakan secara paling efisien. Uang yang diawetkan melalui praktik pengadaan yang baik memacu pertumbuhan dan melindungi organisasi berasal kemerosotan.

Jenis Pengadaan

Perusahaan terlibat dalam berbagai jenis pengadaan, tergantung di kebutuhan bisnis dan tujuan langsung. Ini merupakan akuisisi barang serta jasa yg terkait eksklusif menggunakan produksi pada organisasi Anda. contohnya mungkin meliputi bahan mentah, perangkat lunak, layanan, atau produk yg secara pribadi mendukung produksi produk yang dijual perusahaan Anda.

Pengadaan tidak langsung: Apa pun yang tidak terkait langsung dengan produksi barang ialah pengadaan tidak pribadi. Kategori ini mencakup perlengkapan kantor, aplikasi yg digunakan perusahaan buat berkomunikasi, atau layanan fasilitas yg tidak terhubung ke produk tertentu yang ditawarkan perusahaan Anda. Baik eksklusif maupun tidak eksklusif, perusahaan memerlukan 2 jenis pembelian:

Pengadaan Barang: Setiap objek berwujud, terselesaikan atau belum selesai. Bahan baku, perlengkapan tempat kerja, meja, dan barang fisik lainnya termasuk pada pengadaan barang. Pengadaan Layanan: Setiap pembelian yang tak berwujud. Ini mengacu di penawaran profesional mirip layanan konsultasi atau perbaikan fasilitas. Ini juga mencakup pembelian seperti software. software AS a Service (SaaS) telah menjamur dalam penggunaan usaha serta tak jarang menjadi keliru satu pengeluaran berbasis layanan yg paling signifikan dalam suatu organisasi.

Bagaimana pengadaan bekerja

Manajemen pengadaan yg bertenaga artinya galat satu komponen paling penting berasal kesehatan keuangan organisasi. Pengadaan seringkali adalah keliru satu porsi pengeluaran pendapatan yg paling besar, jadi sangat krusial buat mengawasi pengeluaran secara hati-hati di taraf yg jelas. taraf pengoptimalan pengeluaran ini memerlukan upaya lintas departemen yang mengacu di supervisi berasal pemangku kepentingan keuangan, hukum, TI, serta manajemen rantai pasokan. Pengadaan mungkin tampak mirip perantara antara pemangku kepentingan internal dan pemasok. pada kenyataannya, departemen bertanggung jawab atas administrasi berkelanjutan dan peningkatan proses pengadaan serta daur hayati pemasok. Ada banyak tahapan proses pengadaan. Sebagian akbar aktivitas pengadaan serta pembelian termasuk dalam beberapa kategori umum , termasuk:

• Perencanaan: memutuskan anggaran buat departemen atau tim. Proses perencanaan ini terjadi bekerja sama menggunakan tim keuangan serta pemangku kepentingan departemen.
• Asal: menggunakan analisis kompetitif dan kemitraan sumber strategis saat ini buat mengidentifikasi pemasok terbaik buat memenuhi kebutuhan perusahaan. Proses penilaian ini dilakukan beserta dengan kepala departemen dan pemberi persetujuan pembelian.
• Akuisisi/Pembayaran: Memesan, merekonsiliasi, dan membayar barang dan jasa dan memenuhi kebutuhan organisasi sembari mempertahankan kontrol pengeluaran perhatian yg cermat terhadap harga serta ketentuan ini memastikan perolehan produk menggunakan kualitas terbaik dengan harga kompetitif serta menggunakan persyaratan yg paling menguntungkan.

Evaluasi: menggunakan kinerja masa lalu serta data ketika ini buat memahami dan memperkuat korelasi dengan pemasok, mempersiapkan pengeluaran di masa mendatang, dan menganalisis data yang tersedia untuk mengungkap penghematan biaya lebih lanjut serta menaikkan laba.

1. Identifikasi kebutuhan: seseorang pemangku kepentingan memunculkan kebutuhan akan suatu produk, bahan, aplikasi, atau layanan buat membangun produk atau menjalankan usaha sehari-hari. Kebutuhan ini diuraikan dalam formulir asupan atau formulir permintaan.
2. Kirim permintaan pembelian: Stakeholder menyelesaikan permintaan pembelian. Formulir ini wajib menyertakan seluruh isu relevan yang diharapkan buat menyetujui serta memproses pembelian. Permintaan dapat mencakup rekomendasi buat solusi atau penyedia layanan.
3. Mengevaluasi pemasok potensial: Bergantung di proses dan jenis pembelian yang diminta, pengadaan mengevaluasi kemungkinan solusi dan memilih vendor terbaik buat memenuhi permintaan tadi. Terkadang ini berbentuk proses penawaran yang kompetitif, seperti Permintaan Proposal (RFP), Permintaan Penawaran (RFQ), atau proses “3 penawaran dan pembelian”.
4. Negosiasikan syarat dan ketentuan: setelah pemasok terbaik dipilih, proses perundingan dimulai. Tim pengadaan akan bekerja dengan perwakilan penjualan buat menetapkan harga serta ketentuan pembelian. perundingan wajib diselesaikan hanya selesainya seluruh prasyarat departemen dipenuhi.
5. Buat PO: Pengadaan menyusun pesanan pembelian untuk mendapatkan barang atau jasa dari pemasok. dalam kebanyakan kasus, PO menjalani proses persetujuan terpisah untuk memastikan bahwa semua transaksi memenuhi ekspektasi serta menilik potensi dilema atau ketidaksesuaian. Pengadaan lalu mengirimkan pesanan pembelian ke pemasok buat dipenuhi.
6. Terima dan tinjau barang: Pemasok memenuhi pesanan mirip yang diminta. sehabis barang atau jasa dikirimkan, tim pengadaan mendapatkan barang dan memeriksanya buat memastikan kualitas serta keakuratan pengiriman. Bila pesanan tidak memenuhi harapan, penerima dapat meminta penyesuaian asal pemasok atau mengembalikan kiriman.
7. Rekonsiliasi dan cocokkan: sesudah penerimaan barang terselesaikan, dilakukan pencocokan tiga arah buat memastikan pengiriman, faktur, serta PO semua cocok. Tim pengadaan jua melakukan penilaian pemasok buat memastikan semua asa dan kondisi hubungan terpenuhi selama proses pengiriman.
8. Persetujuan serta penyelesaian faktur: setelah pencocokan 3 arah selesai, faktur pemasok diserahkan buat diproses. Faktur dikelompokkan, diberi kode, serta dijadwalkan buat pembayaran.
9. Aktivitas pasca-penutupan: Tim pengadaan bertanggung jawab atas operasi pasca-penutupan dan analisis pembelian. Ini mungkin termasuk pencatatan, pelaporan, analisis pengeluaran, penilaian pemasok, manajemen kontrak, dan onboarding pemasok (pada kasus pada mana kontrak diselesaikan atau dilarang).